Blogs de Software Advice

44 % des employés affirment que leur productivité au travail est la même sur site et à distance

Publié le 18/01/2024 par Sabrina Khoulalène

Ce n’est plus un secret pour personne, la pandémie a bien changé les habitudes de travail, en faisant aujourd’hui la part belle au modèle hybride (combinant distanciel et présentiel). Quand il s’agit de travail sur site, nous avons vu que les employeurs avaient dorénavant le choix entre les traditionnels bureaux privés ou les très en vogue espaces de coworking. Après avoir étudié les préférences des salariés sur ce sujet, il est temps de se poser une question cruciale pour le bon fonctionnement de l’entreprise : quelles configurations favoriseraient davantage la productivité et la sécurité des données et des personnes ?

Productivité au travail

Amazon, Google, Disney, et même l’un des instigateurs du travail à distance, Zoom… Nombreuses sont les grandes entreprises à aujourd’hui prôner un retour au bureau outre Atlantique, bannissant ainsi le télétravail intégral. En France, où la pratique du full remote est beaucoup plus marginale, une tendance à faire revenir ses collaborateurs sur site se fait également sentir parmi les quelques organisations connues qui avaient adopté cette configuration. La raison de ce rétropédalage ? Une supposée perte de productivité au travail depuis la crise sanitaire. 

Cependant, face à cette possible baisse, il ne serait pas question d’abolir totalement le télétravail mais de favoriser un modèle hybride combinant travail à distance et sur site, qu’il s’agisse d’un bureau privé (appartenant à l’entreprise) ou d’un espace de coworking (bureaux occupés par plusieurs entreprises). Parmi tous ces modes de travail, lesquels seraient véritablement plus propices au Graal tant recherché par les entreprises : la productivité ? Comment les environnements présentiels peuvent-ils garantir un autre paramètre tout aussi crucial : la sécurité des données et des personnes ? Quels outils peuvent être utilisés pour favoriser ces deux notions, et ce quelle que soit la configuration ? Pour donner des réponses aux organisations sur ces principaux défis, voici le second volet de l’enquête de Software Advice dédiée aux différents contextes de travail et menée auprès de 992 professionnels. Une méthodologie complète est disponible à la fin de cet article.

Quelle est la différence entre un bureau privé et un espace de coworking ?
  • Bureau privé : dans cette enquête, nous désignons par bureau privé les espaces de bureaux physiques traditionnels où les employés d'une entreprise exercent leurs activités. Ces locaux sont entièrement réservés à l'usage d'une seule entreprise et ne sont pas partagés avec d'autres personnes extérieures à l'organisation.
  • Espace de coworking : il s’agit d’un environnement conçu pour accueillir des personnes de différentes entreprises ou des indépendants. Cela peut se faire en partageant un bureau, en ayant un bureau isolé dans un espace partagé, un étage d'immeuble partagé avec d'autres personnes ou entreprises, etc. Les espaces de coworking se caractérisent par le partage d'installations, d'équipements et de services, tels que les réceptionnistes et les agents de sécurité.

Modes de travail : seuls 14 % des employés sondés se sentent moins productifs quand ils exercent à distance

Si un travail sur site plus régulier est motivé par les employeurs par un supposé manque de productivité, nombre de collaborateurs pourraient s’y opposer, considérant être plus efficaces quand ils travaillent de chez eux. Qu’en pense notre panel de salariés ? Comment évaluent-ils l’impact des différents modes de travail sur leur productivité ? Selon 44 % d’entre eux, ce paramètre ne varie pas selon leur lieu d'exercice. Aussi se sentent-ils tout aussi productifs en travaillant à distance que sur site (au sein d’un bureau privé ou d’un espace de coworking). De ce fait, contrairement à ce que pourraient mettre en avant certaines entreprises, le télétravail ne serait pas systématiquement synonyme d’une baisse d’efficacité parmi les employés, seuls 14 % de ceux que nous avons interrogés estimant qu’ils sont moins productifs quand ils exercent selon cette configuration.

Niveau de productivité selon les espaces de travail

En ce qui concerne les modes incluant du travail sur site, il est à noter que 29 % des sondés affirment que leur productivité est moindre quand ils travaillent avec d’autres personnes dans un espace de coworking quand seuls 13 % partagent cet avis quand il s’agit d’espaces privés. Des résultats qui tendraient à confirmer les observations du premier volet de notre enquête où les espaces partagés étaient moins appréciés que les bureaux privés, notamment en raison de leur niveau de distraction et de bruit. Des éléments qui peuvent directement affecter la productivité au travail.

Conseil technologique aux entreprises

Quel que soit le mode de travail appliqué par les entreprises, des logiciels existent pour favoriser la productivité des collaborateurs : 

  • les logiciels KPI (indices de performance clé) : ils permettent d’automatiser le suivi des indicateurs clés de performance et de les présenter sous forme de tableaux de bord intelligibles afin d’aider les entreprises à les créer, les gérer, les visualiser et les analyser par rapport aux objectifs définis,
  • les logiciels de gestion de projet : ils permettent d’automatiser l’attribution des tâches, l’allocation des ressources et le suivi des étapes de l’ensemble des missions d’un projet,
  • les logiciels de gestion des tâches : ils permettent aux collaborateurs de travailler ensemble de manière plus cohérente pour finaliser plus efficacement un projet, 
  • les logiciels RPA (Robotic Process Automation) : ils permettent d’automatiser et d’optimiser les processus pour réduire les tâches répétitives et améliorer la productivité des employés,
  • les logiciels d’intelligence artificielle : ils permettent d’automatiser des tâches et de gagner du temps en imitant le comportement humain et les schémas d’apprentissage,
  • les logiciels de productivité : ils permettent de créer des documents, des rapports, des graphiques, des feuilles de calculs ou encore des présentations grâce à la collaboration et à la communication d’équipe.

Si le télétravail n’est pas décrié en matière d’efficacité par les employés de notre échantillon, c’est également le cas du travail en présentiel : 41 % de l’ensemble des sondés se disent très satisfaits de la productivité dans ce type de configuration. 

Satisfaction à l’égard de la productivité sur site

Si on se penche sur les modes de travail sur site spécifiques, ce niveau de satisfaction s’élève à 46 % pour les professionnels exerçant depuis un bureau privé quand il est de 35 % pour ceux travaillant dans un lieu de coworking. Ce qui pourrait démontrer, encore une fois, les avantages que présentent les espaces privés par rapport aux espaces partagés. 

Ces niveaux de satisfaction diffèrent-ils également quand il s’agit d’évaluer un autre paramètre crucial pour les entreprises depuis la pandémie : la sécurité ?

50 % des employés exerçant au sein d’un bureau privé sont très satisfaits de la sécurité sur leur lieu de travail

Les cyberattaques explosent depuis quelques années : près d’une entreprise française sur deux a déclaré en avoir été victime rien qu’en 2022, d’après le Club des experts de la sécurité de l’information et du numérique (CESIN). Des chiffres qui peuvent s’expliquer par une tendance à la multiplicité des types de lieux de travail en cette ère post-pandémique. De ce fait, la sécurité des données personnelles et sensibles est devenue un sujet important pour les organisations. Dans quelle configuration celle-ci et celle relative aux personnes seraient-elles plus garanties ? Afin de le savoir, nous avons demandé l’avis des employés de notre échantillon sur leur satisfaction en matière de sécurité au travail.

Qu'elles travaillent dans un espace privé ou partagé, 45 % des personnes interrogées se disent très satisfaites de la sécurité de leur site de travail, cette proportion s’élevant à 50 % quand on sonde uniquement les salariés exerçant au sein d’un bureau privé, contre 40 % pour ceux utilisant des espaces de coworking. 

Ce contraste peut s’expliquer par le fait que les lieux de travail privés se dotent généralement d’équipes spécialement dédiées à la sécurité de l’entreprise, qu’il s’agisse de la sécurité des données ou des personnes. Elles possèdent donc davantage de contrôle sur les accès aux bâtiments ou aux systèmes informatiques et peuvent mettre en place des politiques de sécurité physique ou de cybersécurité toujours plus personnalisées. En revanche, les espaces de coworking gèrent les problématiques de sécurité des personnes et des données d’une variété d’organisations, et ne proposent donc pas nécessairement des règlements sur-mesure. À défaut de pouvoir mettre en place une politique de sécurité physique qui leur est propre, les entreprises qui exercent dans ce type de lieux partagés se doivent de penser à des mesures supplémentaires et adaptées pour garantir la sécurité des appareils ainsi que des documents et fichiers sensibles.

37 % des employés interrogés déclarent que leur entreprise a mis en place des règles de sécurité clairement définies

Quelles mesures les entreprises peuvent-elles mettre en place pour favoriser la sécurité du lieu de travail ?

Que cela soit dans le cadre d’environnements privés ou partagés, les entreprises et les espaces de coworking peuvent prendre des mesures pour se protéger face aux risques d’intrusion et d’atteinte à la confidentialité: 

Mesures pour assurer la sécurité des personnes

  • installer des caméras de surveillance,
  • autoriser l’accès aux installations à l’aide d’une carte magnétique,
  • avoir recours à une application pour déverrouiller les portes,
  • définir des règles de sécurité physique claires.

Mesures pour assurer la sécurité des données

  • mettre en place un vitrage opacifiant dans les salles de réunion,
  • se doter d’un mobilier disposé à privilégier la confidentialité,
  • acquérir des protecteurs d’écran,
  • installer des logiciels dédiés,
  • définir des règles de sécurité informatique claires.

Dans le bureau privé ou l’espace de coworking auquel ils ont accès, les employés de notre panel déclarent que leur entreprise appliquent certaines des mesures susmentionnées, les plus fréquentes étant : 

  • des règles clairement définies (selon 37 % des sondés),
  • un accès aux installations par le biais d’une carte magnétique (28 %),
  • des caméras de surveillance (27 %).
Mesures de sécurité sur site

En plus de promouvoir ces mesures, les entreprises peuvent veiller à prodiguer à leurs collaborateurs des conseils à suivre quotidiennement afin de garantir une sécurité optimale.

Les conseils en matière de sécurité que les entreprises peuvent donner à leurs employés : 
  • verrouiller systématiquement son ordinateur quand on s’éloigne de son bureau,
  • rester vigilant quand on imprime ou photocopie des documents confidentiels sur des appareils partagés,
  • garder les documents confidentiels sur soi en permanence et les déchiqueter le cas échéant,
  • garder son bureau toujours propre et dégagé en s’assurant de ranger les effets personnels avant de partir,
  • s’informer sur les méthodes sûres de partage d’information,
  • suivre toutes les formations dispensées par l’entreprise sur la sécurité,
  • se renseigner sur les politiques pour signaler les incidents de sécurité.

Parmi les conseils cités ci-dessus, les plus prodigués par les entreprises selon les salariés interrogés sont le fait de : 

  • verrouiller son poste de travail quand il n’est pas utilisé  (d’après 48 % des sondés),
  • garder son bureau toujours propre et dégagé (40 %),
  • faire attention quand on imprime ou photocopie des documents confidentiels sur des appareils partagés (35 %),
  • se renseigner sur les politiques pour signaler les incidents de sécurité (31 %).

Quels qu’ils soient, les conseils de sécurité de l’information donnés par les entreprises convainquent-ils les employés de notre échantillon ? Globalement oui, 61 % jugeant qu’ils permettent d’instaurer une sécurité acceptable et 20 % une sécurité très satisfaisante.

Évaluation des conseils de sécurité dans les bureaux privés ou espaces de coworking

Mesures et conseils sont donc essentiels pour éduquer les employés aux risques d’intrusion et pour maintenir, par conséquent, la sécurité des entreprises. En plus d’être indispensable pour suivre la plupart d’entre eux sur site, la technologie peut jouer un rôle majeur dans une configuration de travail à distance où certaines de ces règles peuvent être difficilement applicables. Quels sont donc les logiciels auxquels les organisations peuvent avoir recours pour renforcer la protection des données sensibles et de l'environnement de travail, quel qu’il soit ?

À peine plus d’un tiers des salariés sondés affirment que leur entreprise a installé des logiciels VPN pour renforcer la sécurité des lieux de travail

Afin de garantir la sécurité des données, les entreprises peuvent avoir recours à une variété d’outils. Celles qui emploient les salariés de notre panel semblent s’être familiarisées avec nombre d’entre eux et en ont installé sur les ordinateurs portables de leurs collaborateurs. Ainsi, parmi l’ensemble de nos sondés : 

  • 52 % utilisent des logiciels antivirus : ceux-ci visent à détecter et éliminer les virus informatiques en identifiant les anomalies, en contrant les menaces et en surveillant les systèmes en temps réel,
  • 37 % des logiciels VPN (réseau privé virtuel) : ceux-ci visent à permettre l’accès en toute sécurité au réseau de l'entreprise via une connexion cryptée,
  • 36 % des logiciels de sécurité du réseau : ceux-ci visent à empêcher tout accès non autorisé à un réseau informatique,
  • 32 % des logiciels de gestion des mots de passe : ceux-ci visent à sécuriser les mots de passe du système dans un coffre-fort numérique,
  • 30 % des logiciels de cybersécurité : ceux-ci visent à protéger contre le vol des données, les données malveillantes et l’utilisation du système informatique par des tiers,
  • 23 % des logiciels d’authentification à deux facteurs :  ceux-ci visent à vérifier et à confirmer l'identité des utilisateurs grâce à diverses méthodes d'authentification, telles que la biométrie, les mots de passe ou encore les jetons.

Preuve, s’il en fallait encore une, de l’importance grandissante accordée à la sécurité informatique en entreprise aujourd’hui : seuls 5 % affirment que leur organisation n’a installé aucun logiciel de ce type sur leur ordinateur portable. Toutefois, même si des précautions ne cessent d’être prises pour assurer la cybersécurité, certaines fondamentales comme l’adoption d’un outil VPN ou d’un système d'authentification multifacteur semblent moins communes que l’installation de logiciels antivirus, qui peuvent certes se révéler efficaces pour détecter certaines menaces mais pas suffisants pour assurer une sécurité informatique complète et optimale. 

Sécurité et productivité au travail : des défis à relever quelle que soit la configuration

Les questions de sécurité et de productivité au travail sont devenues encore plus cruciales en cette époque post-pandémique, les environnements de bureau s’étant diversifiés avec l'avènement du modèle hybride. 

Même si, d’après les résultats de notre enquête, la productivité n’aurait pas tendance à varier selon les lieux d’exercice et que les bureaux traditionnels semblent un peu plus propices à garantir la sécurité, les entreprises se doivent dorénavant de veiller à renforcer ces deux notions quel que soit le mode de travail de leurs employés : à distance ou sur site, au sein d’un espace privé ou partagé. 

En plus de mettre en place des mesures adéquates et de s’assurer qu’elles sont respectées par les collaborateurs, les organisations peuvent aspirer à plus de sécurité et de productivité au travail en s’appuyant sur les nouvelles technologies et des logiciels dédiés qui proposent des solutions adaptées aussi bien à une configuration présentielle (au sein d’un bureau privé ou d’un espace de coworking) que distancielle.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de productivité pour trouver l’outil qu’il vous faut.


Méthodologie

Pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne en août 2023 regroupant la participation de 992 professionnels. Les critères de sélection des participants étaient les suivants :

  • Réside en France
  • Âgé(e) de 18 à 65 ans
  • Employé(e) à temps plein ou à temps partiel dans une entreprise comptant plus d'un salarié
  • Utilise toujours un ordinateur de bureau ou portable pour effectuer ses tâches quotidiennes au travail
  • Travaille sur site ou selon un modèle hybride (au bureau et à distance)

Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.

À propos de l'auteur

Sabrina, analyste de contenu pour Software Advice, suit les dernières tendances technologiques et donne des conseils stratégiques aux PME. Fan de cinéma, rock et tennis.

Sabrina, analyste de contenu pour Software Advice, suit les dernières tendances technologiques et donne des conseils stratégiques aux PME. Fan de cinéma, rock et tennis.