Ce n’est plus un secret pour personne, la pandémie a bien changé les habitudes de travail, en faisant aujourd’hui la part belle au modèle hybride (combinant distanciel et présentiel). Quand il s’agit de travail sur site, nous avons vu que les employeurs avaient dorénavant le choix entre les traditionnels bureaux privés ou les très en vogue espaces de coworking. Après avoir étudié les préférences des salariés sur ce sujet, il est temps de se poser une question cruciale pour le bon fonctionnement de l’entreprise : quelles configurations favoriseraient davantage la productivité et la sécurité des données et des personnes ?

Amazon, Google, Disney, et même l’un des instigateurs du travail à distance, Zoom… Nombreuses sont les grandes entreprises à aujourd’hui prôner un retour au bureau outre Atlantique, bannissant ainsi le télétravail intégral. En France, où la pratique du full remote est beaucoup plus marginale, une tendance à faire revenir ses collaborateurs sur site se fait également sentir parmi les quelques organisations connues qui avaient adopté cette configuration. La raison de ce rétropédalage ? Une supposée perte de productivité au travail depuis la crise sanitaire. 

Cependant, face à cette possible baisse, il ne serait pas question d’abolir totalement le télétravail mais de favoriser un modèle hybride combinant travail à distance et sur site, qu’il s’agisse d’un bureau privé (appartenant à l’entreprise) ou d’un espace de coworking (bureaux occupés par plusieurs entreprises). Parmi tous ces modes de travail, lesquels seraient véritablement plus propices au Graal tant recherché par les entreprises : la productivité ? Comment les environnements présentiels peuvent-ils garantir un autre paramètre tout aussi crucial : la sécurité des données et des personnes ? Quels outils peuvent être utilisés pour favoriser ces deux notions, et ce quelle que soit la configuration ? Pour donner des réponses aux organisations sur ces principaux défis, voici le second volet de l’enquête de Software Advice dédiée aux différents contextes de travail et menée auprès de 992 professionnels. Une méthodologie complète est disponible à la fin de cet article.

Modes de travail : seuls 14 % des employés sondés se sentent moins productifs quand ils exercent à distance

Si un travail sur site plus régulier est motivé par les employeurs par un supposé manque de productivité, nombre de collaborateurs pourraient s’y opposer, considérant être plus efficaces quand ils travaillent de chez eux. Qu’en pense notre panel de salariés ? Comment évaluent-ils l’impact des différents modes de travail sur leur productivité ? Selon 44 % d’entre eux, ce paramètre ne varie pas selon leur lieu d'exercice. Aussi se sentent-ils tout aussi productifs en travaillant à distance que sur site (au sein d’un bureau privé ou d’un espace de coworking). De ce fait, contrairement à ce que pourraient mettre en avant certaines entreprises, le télétravail ne serait pas systématiquement synonyme d’une baisse d’efficacité parmi les employés, seuls 14 % de ceux que nous avons interrogés estimant qu’ils sont moins productifs quand ils exercent selon cette configuration.

En ce qui concerne les modes incluant du travail sur site, il est à noter que 29 % des sondés affirment que leur productivité est moindre quand ils travaillent avec d’autres personnes dans un espace de coworking quand seuls 13 % partagent cet avis quand il s’agit d’espaces privés. Des résultats qui tendraient à confirmer les observations du premier volet de notre enquête où les espaces partagés étaient moins appréciés que les bureaux privés, notamment en raison de leur niveau de distraction et de bruit. Des éléments qui peuvent directement affecter la productivité au travail.

Si le télétravail n’est pas décrié en matière d’efficacité par les employés de notre échantillon, c’est également le cas du travail en présentiel : 41 % de l’ensemble des sondés se disent très satisfaits de la productivité dans ce type de configuration. 

Si on se penche sur les modes de travail sur site spécifiques, ce niveau de satisfaction s’élève à 46 % pour les professionnels exerçant depuis un bureau privé quand il est de 35 % pour ceux travaillant dans un lieu de coworking. Ce qui pourrait démontrer, encore une fois, les avantages que présentent les espaces privés par rapport aux espaces partagés. 

Ces niveaux de satisfaction diffèrent-ils également quand il s’agit d’évaluer un autre paramètre crucial pour les entreprises depuis la pandémie : la sécurité ?

50 % des employés exerçant au sein d’un bureau privé sont très satisfaits de la sécurité sur leur lieu de travail

Les cyberattaques explosent depuis quelques années : près d’une entreprise française sur deux a déclaré en avoir été victime rien qu’en 2022, d’après le Club des experts de la sécurité de l’information et du numérique (CESIN). Des chiffres qui peuvent s’expliquer par une tendance à la multiplicité des types de lieux de travail en cette ère post-pandémique. De ce fait, la sécurité des données personnelles et sensibles est devenue un sujet important pour les organisations. Dans quelle configuration celle-ci et celle relative aux personnes seraient-elles plus garanties ? Afin de le savoir, nous avons demandé l’avis des employés de notre échantillon sur leur satisfaction en matière de sécurité au travail.

Qu'elles travaillent dans un espace privé ou partagé, 45 % des personnes interrogées se disent très satisfaites de la sécurité de leur site de travail, cette proportion s’élevant à 50 % quand on sonde uniquement les salariés exerçant au sein d’un bureau privé, contre 40 % pour ceux utilisant des espaces de coworking. 

Ce contraste peut s’expliquer par le fait que les lieux de travail privés se dotent généralement d’équipes spécialement dédiées à la sécurité de l’entreprise, qu’il s’agisse de la sécurité des données ou des personnes. Elles possèdent donc davantage de contrôle sur les accès aux bâtiments ou aux systèmes informatiques et peuvent mettre en place des politiques de sécurité physique ou de cybersécurité toujours plus personnalisées. En revanche, les espaces de coworking gèrent les problématiques de sécurité des personnes et des données d’une variété d’organisations, et ne proposent donc pas nécessairement des règlements sur-mesure. À défaut de pouvoir mettre en place une politique de sécurité physique qui leur est propre, les entreprises qui exercent dans ce type de lieux partagés se doivent de penser à des mesures supplémentaires et adaptées pour garantir la sécurité des appareils ainsi que des documents et fichiers sensibles.

37 % des employés interrogés déclarent que leur entreprise a mis en place des règles de sécurité clairement définies

Dans le bureau privé ou l’espace de coworking auquel ils ont accès, les employés de notre panel déclarent que leur entreprise appliquent certaines des mesures susmentionnées, les plus fréquentes étant : 

• des règles clairement définies (selon 37 % des sondés),
• un accès aux installations par le biais d’une carte magnétique (28 %),
• des caméras de surveillance (27 %).

En plus de promouvoir ces mesures, les entreprises peuvent veiller à prodiguer à leurs collaborateurs des conseils à suivre quotidiennement afin de garantir une sécurité optimale.

Parmi les conseils cités ci-dessus, les plus prodigués par les entreprises selon les salariés interrogés sont le fait de : 

• verrouiller son poste de travail quand il n’est pas utilisé  (d’après 48 % des sondés),
• garder son bureau toujours propre et dégagé (40 %),
• faire attention quand on imprime ou photocopie des documents confidentiels sur des appareils partagés (35 %),
• se renseigner sur les politiques pour signaler les incidents de sécurité (31 %).

Quels qu’ils soient, les conseils de sécurité de l’information donnés par les entreprises convainquent-ils les employés de notre échantillon ? Globalement oui, 61 % jugeant qu’ils permettent d’instaurer une sécurité acceptable et 20 % une sécurité très satisfaisante.

Mesures et conseils sont donc essentiels pour éduquer les employés aux risques d’intrusion et pour maintenir, par conséquent, la sécurité des entreprises. En plus d’être indispensable pour suivre la plupart d’entre eux sur site, la technologie peut jouer un rôle majeur dans une configuration de travail à distance où certaines de ces règles peuvent être difficilement applicables. Quels sont donc les logiciels auxquels les organisations peuvent avoir recours pour renforcer la protection des données sensibles et de l'environnement de travail, quel qu’il soit ?

À peine plus d’un tiers des salariés sondés affirment que leur entreprise a installé des logiciels VPN pour renforcer la sécurité des lieux de travail

Afin de garantir la sécurité des données, les entreprises peuvent avoir recours à une variété d’outils. Celles qui emploient les salariés de notre panel semblent s’être familiarisées avec nombre d’entre eux et en ont installé sur les ordinateurs portables de leurs collaborateurs. Ainsi, parmi l’ensemble de nos sondés : 

• 52 % utilisent des logiciels antivirus : ceux-ci visent à détecter et éliminer les virus informatiques en identifiant les anomalies, en contrant les menaces et en surveillant les systèmes en temps réel,
• 37 % des logiciels VPN (réseau privé virtuel) : ceux-ci visent à permettre l’accès en toute sécurité au réseau de l'entreprise via une connexion cryptée,
• 36 % des logiciels de sécurité du réseau : ceux-ci visent à empêcher tout accès non autorisé à un réseau informatique,
• 32 % des logiciels de gestion des mots de passe : ceux-ci visent à sécuriser les mots de passe du système dans un coffre-fort numérique,
• 30 % des logiciels de cybersécurité : ceux-ci visent à protéger contre le vol des données, les données malveillantes et l’utilisation du système informatique par des tiers,
• 23 % des logiciels d’authentification à deux facteurs :  ceux-ci visent à vérifier et à confirmer l'identité des utilisateurs grâce à diverses méthodes d'authentification, telles que la biométrie, les mots de passe ou encore les jetons.

Preuve, s’il en fallait encore une, de l’importance grandissante accordée à la sécurité informatique en entreprise aujourd’hui : seuls 5 % affirment que leur organisation n’a installé aucun logiciel de ce type sur leur ordinateur portable. Toutefois, même si des précautions ne cessent d’être prises pour assurer la cybersécurité, certaines fondamentales comme l’adoption d’un outil VPN ou d’un système d'authentification multifacteur semblent moins communes que l’installation de logiciels antivirus, qui peuvent certes se révéler efficaces pour détecter certaines menaces mais pas suffisants pour assurer une sécurité informatique complète et optimale. 

Sécurité et productivité au travail : des défis à relever quelle que soit la configuration

Les questions de sécurité et de productivité au travail sont devenues encore plus cruciales en cette époque post-pandémique, les environnements de bureau s’étant diversifiés avec l'avènement du modèle hybride. 

Même si, d’après les résultats de notre enquête, la productivité n’aurait pas tendance à varier selon les lieux d’exercice et que les bureaux traditionnels semblent un peu plus propices à garantir la sécurité, les entreprises se doivent dorénavant de veiller à renforcer ces deux notions quel que soit le mode de travail de leurs employés : à distance ou sur site, au sein d’un espace privé ou partagé. 

En plus de mettre en place des mesures adéquates et de s’assurer qu’elles sont respectées par les collaborateurs, les organisations peuvent aspirer à plus de sécurité et de productivité au travail en s’appuyant sur les nouvelles technologies et des logiciels dédiés qui proposent des solutions adaptées aussi bien à une configuration présentielle (au sein d’un bureau privé ou d’un espace de coworking) que distancielle.