La généralisation du télétravail durant la pandémie de Covid-19 a profondément changé les habitudes de travail. Le travail hybride et asynchrone est de plus en plus plébiscité, pendant que les entreprises, dans l’objectif d'économiser de l’argent, réduisent le nombre de bureaux physiques et optent pour des espaces de travail partagés. Ces changements suscitent des questionnements, notamment sur la pertinence de l’environnement de travail collaboratif et son impact sur les conditions de travail.

L’environnement de travail est donc au cœur des débats depuis la pandémie. Quels facteurs les entreprises doivent-elles dorénavant prendre en compte lorsqu'elles choisissent des espaces de travail partagés ou privés ? Quelles sont les préférences des employés et comment les entreprises peuvent-elles s'adapter à leurs besoins ?

Des problématiques auxquelles répond Software Advice à travers une enquête en ligne, menée auprès de 992 professionnels, sur les avantages et les inconvénients des espaces de travail partagés sur l’activité des entreprises. L’objectif de cette étude est d’apporter des conseils et des éléments de réponses aux interrogations des dirigeants d’entreprise, et de leur indiquer les solutions technologiques qui leur permettront de s’adapter à ces environnements. Une méthodologie complète est disponible à la fin de cet article.

Bureau privé et espace de travail partagé : deux modes de travail à distinguer 

On distingue deux principaux types d’aménagement de l’espace de travail : le bureau privé et l’espace de travail partagé. 

Les bureaux privés sont des locaux professionnels appartenant exclusivement à une entreprise et occupés par ses employés pour exercer leur activité. Il s’agit des bureaux traditionnels logés dans le lieu d’exploitation de l’entreprise. 

Les espaces de travail partagés, également appelés espaces de coworking, sont quant à eux des locaux aménagés pour accueillir plusieurs travailleurs indépendants ou employés de différentes entreprises. Ceux-ci partagent alors les installations, les équipements et certains services tels que la conciergerie et la sécurité. L'espace de coworking peut être un local commun, un bureau isolé dans un espace partagé ou un étage de bâtiment occupé par différentes personnes ou entreprises. 

La majorité des entreprises opteraient pour des espaces de coworking dans l’objectif de réduire les charges locatives 

Les espaces de coworking sont en plein essor en France ces dernières années. De nombreux promoteurs ont investi dans ces nouveaux tiers lieux de travail, avec une offre de plus en plus sophistiquée dédiée aussi bien aux travailleurs indépendants qu’aux salariés et aux entreprises. Cette tendance ne démord pas : le marché reste prometteur et n'est pas impacté par l'échec de WeWork, géant du coworking dont la chute serait liée à une gestion financière approximative. De plus en plus de travailleurs fréquenteraient ainsi ces bureaux collectifs.

Dans le cadre de notre enquête, 47 % des professionnels interrogés affirment qu’ils travaillent dans un espace de coworking. Ce peut être, dans ce cas, un bureau partagé avec d’autres collaborateurs, un bureau individuel dans un espace commun, ou un étage partagé avec d’autres personnes ou entreprises. Si les principaux adeptes du coworking étaient à l’origine les travailleurs indépendants, de nombreuses entreprises adoptent aujourd’hui ce modèle pour leurs salariés.

Les résultats de notre enquête révèlent quelques raisons de ce choix. Parmi les répondants qui travaillent dans un espace de coworking, 39 % affirment que leur entreprise a opté pour un espace de travail partagé dans l’objectif de réduire les coûts d’exploitation ; 30 % avancent comme raison l’accès à des équipements partagés tandis que 27 % évoquent une flexibilité accrue. Pour 18 %, ce choix faciliterait la transition du télétravail vers le travail sur site.

Selon la majorité, le coworking permet de collaborer avec des collègues et de réseauter avec d’autres professionnels

L’interaction humaine qui favorise l’engagement des employés reste un facteur essentiel de la productivité en entreprise. C’est pourquoi, quelques années après la crise pandémique, de nombreuses entreprises sont favorables à la réduction du télétravail. Les espaces de travail partagés contribueraient à une meilleure socialisation comme semblent le confirmer les résultats de notre enquête. 50 % des sondés travaillant dans un espace de coworking y trouvent comme avantage la possibilité de rencontrer des collègues. 41 % apprécient l’atmosphère collaborative et la possibilité de réseauter offerts par ce type d’environnement.

Un autre type d’avantage mis en exergue par les résultats de notre enquête est l’aspect pratique du coworking. Pour 38 % des répondants cotravailleurs, l’accès aux équipements partagés est un avantage important, autant que l’emplacement des locaux, plébiscité par 34 % de ce segment. 32 % citent par ailleurs l’interaction avec des secteurs d’activités variés. 

D’autres avantages relevés sont les mesures de sécurité informatique renforcées (15 %) et la possibilité d’assister à des événements pertinents (13 %). Seuls 6 % des répondants trouvent qu’il n’y a aucun avantage à utiliser un espace de coworking.

55 % déplorent le niveau de distraction et de bruit dans les espaces de coworking

L’enquête fait aussi ressortir plusieurs points qui montrent le revers de la médaille. Nous avons interrogé notre échantillon sur les probables inconvénients du coworking. Les répondants à cette question sont des professionnels ayant déclaré qu’ils travaillent dans un espace de travail partagé. Les réponses font apparaître plusieurs inconvénients :

• le niveau de distraction et de bruit : 55 %,
• les problèmes de confidentialité : 44%,
• la dépendance aux équipements partagés : 24 %,
• les interruptions ou dérangements dus aux événements organisés : 21 %,
• la routine de travail irrégulière (pas d’accès à un bureau fixe) : 18 %.

Pour certains types d’emploi qui requièrent un niveau plus élevé de concentration et de confidentialité, le coworking peut ainsi ne pas offrir de bonnes conditions de travail et compromettre la productivité. La qualité de vie au travail, la sécurité de l’information et le rendement du travailleur peuvent en être affectés négativement.

Les espaces de coworking, un concept convaincant pour les employés concernés ?

De l’aménagement intérieur des espaces partagés aux services additionnels en passant par les équipements mis à disposition, les entreprises font davantage preuve d’innovation pour répondre aux besoins des cotravailleurs. Mais la satisfaction est-elle toujours au rendez-vous ? Selon les résultats de notre enquête, 48 % des répondants qui travaillent dans un espace de coworking disent qu’ils sont plutôt satisfaits de l’expérience tandis que 24 % en sont très satisfaits. Une autre tranche de 24 % se dit cependant assez peu satisfaite, mais seuls 5 % affirment qu’ils ne sont pas du tout satisfaits. C’est donc un constat plutôt encourageant pour ce nouveau mode de travail qui est pourtant loin de faire l’unanimité.

Par ailleurs, on note que la majorité de ces répondants préféreraient travailler dans un bureau privé dédié à leur entreprise que dans un espace de travail partagé. C’est du moins l’opinion exprimée par 61 % des sondés qui font du coworking. 

Ce chiffre est en concordance avec le degré de satisfaction mitigé qui a été noté dans les avis des répondants. Par déduction logique, on peut affirmer que les bureaux privés ne sont pas près de disparaître comme la tendance liée au télétravail le suggérait.

Quid des bureaux privés ?

Les travailleurs installés dans des bureaux privés apprécient la collaboration avec les collègues et la confidentialité des communications

Avec la généralisation du télétravail durant la pandémie de Covid-19, plusieurs articles prédisaient la fin du bureau traditionnel. Mais, quelques années après la crise, le modèle reste encore très présent dans la majorité des entreprises et pourrait perdurer. Pour envisager l’avenir, notre enquête s’est aussi intéressée aux avantages des bureaux privés. 

Selon les répondants ayant déclaré travailler dans un bureau privé, les avantages sont multiples :

• possibilité de collaborer avec des collègues : 42 %,
• meilleure confidentialité et moins de distraction : 39 %,
• installations exclusivement dédiées aux employés de l'entreprise : 37 %,
• routine de travail (accès à un bureau fixe) : 37 %,
• possibilité de personnaliser son espace de travail : 35 %,
• meilleure sécurité informatique : 31 %,
• emplacement pratique : 27 %.

Il apparaît que certains de ces avantages rejoignent ceux liés aux espaces de coworking, à savoir la collaboration entre collègues, la sécurité informatique, l'emplacement pratique. Par ailleurs, à la lumière de ces résultats, on constate que les bureaux privés répondent à plusieurs besoins que les espaces de coworking n’arrivent pas à satisfaire. Il s’agit de la confidentialité, de l’absence de distraction, de l’exclusivité dans l’accès aux installations et du maintien des habitudes de travail (routine liée au bureau fixe).

Dans le contexte de collaboration informatique à distance et au regard des enjeux actuels de la cybersécurité, tout particulièrement de la sécurisation du télétravail, les entreprises devront redoubler d’efforts contre les risques informatiques. S’il est vrai que la sécurité informatique est mentionnée comme un avantage des espaces de coworking dans cette enquête, cette sécurité est beaucoup plus garantie dans les bureaux privés. Les directeurs des systèmes d’information (DSI) ont généralement toute la maîtrise sur la sécurité du réseau informatique interne. En revanche, l’accès aux données de l’entreprise depuis le réseau d’un espace de travail partagé présente un niveau de risque qui peut échapper à leur contrôle. L’utilisation de logiciels VPN peut alors être une solution pour crypter les communications externes de l’entreprise et se prémunir contre les vols de données.

31 % des répondants qui travaillent dans un bureau privé pensent que cet environnement offre peu de chances de découvrir de nouvelles façons de travailler

Outre les avantages, notre enquête révèle également certains inconvénients des bureaux privés. Les répondants concernés en soulignent plusieurs :

• peu de chances de découvrir de nouvelles façons de travailler : 31 %,
• contraintes relatives à l'espace disponible : 29 %,
• manque de flexibilité dans l'espace de travail : 29 %,
• niveau de distraction et de bruit : 26 %,
• management trop présent : 24 %,
• collaboration réduite avec les collègues : 18 %,
• faible possibilité de réseauter : 16 %.

Pour analyser ces inconvénients, il faut prendre en compte les attentes actuelles des travailleurs qui peuvent se résumer en trois points, à savoir la flexibilité, la diversité et l’épanouissement au travail. Bien que majoritairement favorables au retour au bureau physique après la pandémie, les employés recherchent désormais une plus grande flexibilité dans l’organisation du travail. La majorité souhaitent aussi plus de diversité et d’inclusion dans les équipes, ainsi qu’un environnement de travail épanouissant qui répond aux problématiques de valorisation, de socialisation et de santé mentale.

Malgré les différents inconvénients dans l’usage des bureaux privés, la plupart des sondés n’expriment pas de désir particulier de travailler dans un espace de travail partagé. À la question de savoir s’ils préfèrent travailler dans un espace de coworking, 77 % des répondants qui utilisent des bureaux privés répondent "Non”. On peut en déduire que le bureau traditionnel est encore très ancré dans les habitudes des travailleurs.

Conséquence logique, la proportion des répondants qui se disent très satisfaits ou quelque peu satisfaits de leur bureau privé s’établit à 86 % ; un taux largement supérieur au taux de satisfaction enregistré auprès des travailleurs en coworking.

Espace de travail partagé et bureau privé : quelles conclusions en tirer ?

Dans ce contexte où les avis sont mitigés concernant les bureaux privés et les espaces de de travail partagés, le travail hybride semble être l’option conciliante pour plusieurs professionnels. Il permet au travailleur d’alterner télétravail et présence au bureau, que ce soit un bureau privé ou un espace de coworking. Nous avons questionné les professionnels de notre échantillon qui pratiquent ce mode de travail. Les questions portent sur les facteurs qui peuvent les pousser à se rendre plus souvent au bureau. Les réponses les plus sélectionnées sont les suivantes :

• l'existence d'installations dédiées au bien-être (salle de sport ou de détente) : 28 %,
• la disponibilité de plus d'espaces privés ou isolés : 28 %,
• des horaires ou des espaces moins bruyants : 27 %,
• des avantages (café ou encas gratuits) : 22 %,
• un bureau assigné : 21 %.

En somme, le bureau privé comme l’espace de coworking présente l’un et l’autre des avantages et des inconvénients qui rendent difficile le surclassement d’un choix par rapport à l’autre. Les deux permettent la collaboration et l’interaction humaine. Le risque informatique et le niveau de distraction et de bruit jouent quelque peu en défaveur des espaces de travail partagés. La tendance penche donc plus vers les bureaux privés, les professionnels étant, semble-t-il, toujours attachés à la confidentialité, à la concentration et à une routine régulière au travail qu’on retrouve dans les espaces privatifs. Mais ce mode de travail doit connaître quelques changements pour répondre aux nouvelles attentes des travailleurs. Les entreprises devront apporter plus de convivialité aux espaces de travail traditionnels afin de les rendre plus agréables et plus épanouissants pour les employés.

Pour les entreprises qui opteront pour les espaces de coworking, la sécurité informatique et la présence de zones de concentration et de confidentialité seront des critères à prendre en compte. Les logiciels de gestion des installations seront également utiles pour planifier un accès fluide aux bureaux partagés. Ce n’est qu’à ce prix que les entreprises pourront garantir aux travailleurs des conditions de travail plus optimales et favoriser une meilleure productivité dans le contexte de travail flexible. En matière de productivité, notre prochain article analysera l’impact des espaces de travail sur la productivité des équipes et sur la sécurité informatique.