Votre entreprise se lance dans un nouveau projet où il faut acquérir de nouvelles données externes ? Ce genre de mission demande à être géré de façon optimale et organisée en créant un document : il s'agit du plan de gestion de données. Dans cet article, vous allez découvrir ce à quoi ce terme se réfère ainsi que les bonnes pratiques et les outils appropriés pour en créer un.

Qu'est ce qu'un plan de gestion des données ?

Un plan de gestion des données (PGD) est un document qui détermine avec des rubriques le cheminement des données au sein de l'entreprise, de l'acquisition à la protection des informations. C'est d'ailleurs la première étape d'un projet de recherche avant la collecte. 

L’objectif de ce processus est de fiabiliser et d'approfondir toutes les données trouvées en vue de faciliter les décisions commerciales.

Adopter un plan de gestion des données efficace permet de répondre à plusieurs enjeux entrepreneuriaux tels que proposer une expérience client optimale et élaborer une stratégie marketing et commerciale adaptée. De plus, le PGD rend accessibles les données à tous les employés. Il contribue aussi à leur protection et à leur mise en valeur.

Cependant, il est indispensable d'établir un cadre juridique et éthique car certains types de données (comme les données personnelles) sont soumis à une certaine législation.

Comment rédiger un plan de gestion de données ? Les 5 étapes à suivre

Pour que le plan de gestion des données soit effectué en bonne et due forme, son rédacteur doit suivre les 5 étapes suivantes :

1. Dresser le profil de données

Dans un premier temps, il faut lister toutes les sources où l'entreprise va puiser ses données pour son projet de recherche. Le rédacteur doit cadrer son plan de gestion des données dans le temps et dans l'espace. Il doit annoncer également le but de la collecte des données.

2. Établir un cadre juridique et éthique

Il faut être attentif aux sources et les identifier pour déterminer d'où proviennent les données. Il faut aussi s'assurer que les données soient utilisées conformément au règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD).

3. Illustrer et documenter les données

Cette phase permet d'organiser les données en vue de les rendre compréhensibles et réutilisables par un autre lecteur. Il faut y citer notamment les méthodes de travail utilisées.

4. Décrire les supports de stockage et les méthodes de sauvegarde

Le rédacteur réalise ici l'estimation du volume de stockage des données, du coût financier que cela représente. Il nomme aussi toutes les personnes responsables de la gestion des données pour le projet et ce, à tous les stades (anonymisation, stockage, analyse,...).

5. Indiquer la procédure de diffusion et de partage des données

Cette ultime étape présente les manières dont vont être diffusées et partagées les informations. Le lecteur de ce document doit savoir comment accéder à ces dernières rapidement.

Gestion des données : outils ETL et autres logiciels

Afin d'accompagner les PME dans la gestion des données et dans l'élaboration de leur PGD, il existe des outils informatiques spécifiques. Ces derniers permettent à l'entreprise d'offrir une base de données de qualité et performante. Les collaborateurs peuvent ainsi consulter la base de données, mener un projet selon une ligne directrice claire. Enfin, investir dans des logiciels représente un certain gain de temps et d'argent. Ils doivent être énoncés dans le plan de gestion des données.

• Les outils ETL (Extract Transform Load) vont servir à combiner des données quelle que soit leur source afin de constituer une base de données fiable. Les tableurs peuvent être utilisés comme outils ETL. Certains logiciels d'analyse quantitative d'informations comptent aussi parmi ces outils.
• Les outils DMP (Data Management Platform) ont la même fonction que les outils ETL, à la différence que ces plateformes peuvent traiter des données venant à la fois d'Internet et d'autres sources externes. Celles-ci sont à même de traiter de gros volumes.

En conclusion, employer des outils ETL ou des outils DMP permettent de traiter des données de façon efficace. Toutefois, le plan de gestion de données nécessite l'intelligence humaine pour sa rédaction. Il faut noter que celui-ci connaîtra plusieurs versions car il sera modelé selon l'évolution des besoins.