Lors de la gestion d’un projet, différents problèmes peuvent surgir et avoir un impact négatif sur les objectifs d’une entreprise.  Basée sur une représentation graphique, la méthode de gestion de projets des 5 M permet d’identifier les causes à l’origine d’un problème potentiel. Comment fonctionne cette méthodologie de projet ? Quels sont ses avantages ? Consultez cet article pour le découvrir.

Qu’est-ce que la méthode des 5 M en gestion de projets ?

La gestion de projets désigne l’ensemble des outils et des techniques permettant de prendre efficacement en charge les différentes étapes de la conduite de projets. La méthode des 5 M est l’une de ces méthodes de gestion de projet destinée à optimiser le processus décisionnel. Elle intervient particulièrement à l’étape du diagnostic, en amont de la résolution de problèmes. Pouvant être mise en œuvre à l'aide d'outils de gestion de projets, cette méthode présente de multiples avantages, tant dans son utilisation qu’à travers ses résultats.

En quoi consiste la méthode des 5 M ? Que signifient les 5 M et quelle utilisation peut-on faire de cette pratique ?

Découvrez dans cet article comment cette technique de résolution de problèmes peut s’avérer bénéfique pour la gestion des projets.

Que signifient les 5 M ?

Créée en 1962 par un professeur japonais du nom de Kaoru Ishikawa, la méthode des 5 M, aussi connue sous le nom de diagramme d’Ishikawa ou diagramme de causes et effets, est une technique permettant de diagnostiquer les origines d'un problème. Grâce à une représentation graphique sous forme d’arêtes de poisson, cet outil offre une vue synthétique et hiérarchisée des causes qui concourent à l’avènement d’une situation problématique.

Le concept des 5 M est un moyen mnémotechnique pour évoquer les cinq aspects de l’analyse diagnostique selon cette méthode de gestion de projet, chaque aspect étant désigné par un mot commençant par la lettre M, soit :

• Matière : cette catégorie regroupe les intrants, c’est-à-dire les consommables ou les matières premières entrant dans la composition de l’élément à diagnostiquer.
• Matériel : ce sont les outils qui interviennent dans la réalisation de l’effet, à savoir les équipements, les machines, les outillages, les logiciels, etc.
• Méthode : sont inclus ici les procédés, les processus, les pratiques et les savoir-faire employés dans la réalisation ou la constitution de l'effet.
• Main-d’œuvre : il s’agit des ressources humaines et tout ce qui s’y rattache, notamment les compétences, les qualifications, les expériences capitalisées, etc.
• Milieu : celui-ci se rapporte à l’environnement et au contexte dans lequel se situe le problème.

Ces aspects ou catégories sont représentés dans le diagramme par des arêtes latérales. Les différentes causes identifiées par catégorie sont listées à côté de l’arête correspondante. D'autres catégories sont parfois ajoutées à savoir  “Mesure”, “Management", “Moyens financiers” et “Maintenance”. On parle alors de 6, 7, 8 ou 9 M.

Quand utiliser cette méthodologie de projet ?

La méthode de gestion de projets des 5 M est généralement utilisée à la phase initiale du projet, notamment celle de l’étude diagnostique de la situation de départ. C’est un outil efficace pour animer une séance d’échanges d’idées par exemple. Il permet alors d’identifier, de classifier et de hiérarchiser les facteurs liés à une situation déterminée.

Les équipes de projet ou les collaborateurs d'un service peuvent recourir à la méthode 5 M pour recenser de manière exhaustive les causes profondes d’un fait problématique. La méthode conviendrait dès lors pour trouver des solutions définitives aux problèmes, dans le cadre d’une simple tentative de correction, d’une planification stratégique ou d’une démarche qualité. 

Les avantages de la méthode 5 M ?

Le diagramme d’Ishikawa se révèle bénéfique tant par sa simplicité d’utilisation que par ses différents atouts potentiels pour une gestion efficiente des projets. Parmi ces atouts, on peut retenir les 4 éléments principaux suivants :

• Une approche globale et minutieuse : la méthode de gestion de projets des 5 M favorise une analyse complète et approfondie des problèmes grâce à une série de questions portant sur tous les aspects du sujet. Cette approche peut conduire à des solutions pertinentes, complètes et permanentes.
• Une démarche participative : la construction du diagramme d'Ishikawa encourage l’implication de toutes les parties prenantes dans le diagnostic du problème. Cette approche collaborative favorise la prise en compte de toutes les options et une prise de décision collective.
• Amélioration de la qualité : grâce à la résolution efficace des problèmes, le diagramme des 5 M peut contribuer à l’amélioration continue des processus. Il peut également réduire les risques de réapparition des problèmes, ce qui permet de renforcer le système qualité et la performance de l’activité.
• Méthode transversale : qu’il s’agisse du secteur de la restauration, de la production industrielle, de la construction ou de tout autre domaine, la méthode des 5 M peut s’appliquer à presque toutes les branches d’activité.

Comment faire un diagramme 5M ?

Utilisée comme outil de modération des séances de brainstorming, la méthode des 5 M peut être mise en œuvre en suivant les 5 étapes ci-après :

1.    Déterminer le problème à résoudre : avant toute considération, il est nécessaire de définir clairement le problème principal qui fait l’objet de l’analyse diagnostique. La problématique doit être formulée de manière précise et concise.

2.    Réunir les parties prenantes : la seconde étape est de mobiliser les principaux acteurs intervenant dans le processus ou la situation à analyser. Ces derniers doivent participer activement à la construction du diagramme.

3.    Dessiner le diagramme : représentez le diagramme en traçant une ligne horizontale qui se termine par un cadre dans lequel est inscrit le problème central. Écrivez ensuite chacune des catégories des 5 M de part et d’autre de l’axe médian. Chaque catégorie est reliée à la ligne horizontale par un trait oblique.

4.    Énumérer les causes : avec la participation active des parties prenantes, identifiez et recensez toutes les causes du problème, puis classifiez-les par catégorie (5 M). À l’aide de la méthode des 5 pourquoi, étudiez chaque cause pour en déterminer la cause racine. Les causes immédiates sont placées le plus près de l’axe central.

5.    Créer un plan d’action : la dernière étape de l’exercice est l’analyse des causes et la prise de décision en vue de résoudre le problème. Cette décision peut prendre la forme d’une planification d’actions visant à appliquer les mesures correctives.

Exemple d’informations à renseigner pour créer un diagramme d’Ishikawa

Dans cet exemple, nous prenons l’exemple d’un restaurant rencontrant des difficultés quant à la satisfaction de sa clientèle.

Voici à quoi peut ressembler l’analyse diagnostique après avoir appliqué la méthode des 5 M à l’aide du diagramme d’Ishikawa. 

Analyser et résoudre efficacement les problèmes à l’aide de la méthode des 5 M

En facilitant l’identification exhaustive des causes profondes d’un problème, utilisant une approche participative, le diagramme des 5 M peut aider à apporter des solutions efficaces et définitives à tout type de situation, quel que soit le secteur d’activité. Associé à un outil de gestion de projets, il offre une vue synthétique qui simplifie l’élaboration d’un planning et le suivi et l’évaluation des projets.