Comment évaluer et comparer un logiciel en 5 étapes ?

En matière de logiciels d’entreprise, la question n’est pas de savoir si vous en avez besoin, mais de savoir de quel logiciel vous avez besoin. Et quand le marché est saturé, ce n’est pas une question facile.

Une phase de recherche et une évaluation approfondies des options disponibles peuvent vous aider à éviter des écueils dangereux et coûteux, comme le changement de fournisseur ou la perte de clients. Comparer un logiciel avec des produits concurrents et selon des critères objectifs est la route à suivre afin d’adopter le produit adéquat et de favoriser une prise en main efficace par tous les membres de votre équipe.

En amont, vous devez d’abord élaborer une stratégie pour déterminer les critères d’évaluation du logiciel informatique que vous convoitez . Cette stratégie doit inclure divers aspects : les caractéristiques du logiciel , les performances du fournisseur et le coût total de possession. Vous pouvez également élaborer une grille d’évaluation entre solutions informatiques afin de visualiser les pour et les contre.

Vous devez également prendre en compte les processus et les exigences propres à votre organisation.

Comme l’élaboration d’une telle stratégie peut sembler complexe, nous avons concocté un guide des étapes essentielles pour l’évaluation d’un nouveau logiciel.

1. Analyse des besoins : définir le “pourquoi” avant le “comment”

Vous ne pouvez pas évaluer un outil logiciel si vous n’identifiez pas ce que vous en attendez ainsi que les principaux problèmes que vous espérez résoudre.

Par exemple, avant d’évaluer un logiciel d’e-commerce, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

• Est-ce qu’on passe à côté de nombreux bénéfices en n’ayant aucune boutique en ligne ?
• Nos clients sont-ils mécontents de l’interface utilisateur actuelle ?
• Les coûts de maintenance des serveurs internes deviennent-ils trop élevés ?
• L’abonnement à un outil basé sur le cloud serait-il plus judicieux ?

En comprenant le “pourquoi”, il vous sera plus facile d’identifier le “comment” et d’éliminer les options les moins pertinentes au moment de comparer des logiciels . Si vous souhaitez proposer une meilleure interface utilisateur à vos clients, vous pouvez rechercher des outils qui proposent une galerie de modèles préconçus, un module de panier d’achats attractif et un processus de paiement fluide.

2. Caractéristiques incontournables : comment mesurer la qualité d’un logiciel ? 

Après avoir identifié les problèmes que l’outil devra résoudre, dressez une liste des facteurs de qualité du logiciel qui pourrait répondre à ces besoins. En plus des fonctionnalités incontournables, dressez également une liste des fonctions qu’il serait pratique d’avoir sous la main sans être nécessaires.

Si nous prenons l’exemple d’un logiciel d’e-commerce, une galerie et un éditeur d’images attractifs, un système de paiement et un module de panier d’achats pourraient compter parmi les fonctions incontournables, tandis qu’une palette de couleurs de page web qui s’ajuste automatiquement ferait partie des fonctions optionnelles.

Une fois que vous avez clairement défini v os propres critères de qualité du logiciel et des fonctionnalités dont vous avez besoin, il est temps de présélectionner les outils qui répondent à vos exigences. Cependant, il peut être difficile de faire le tri parmi la pléthore d’outils disponibles sur le marché.

Pour cela, vous pouvez consulter des sites web tiers, comme le nôtre, qui répertorient les logiciels selon les évaluations d’ utilisateurs vérifiés.

N’hésitez pas à prendre votre temps. Cet exercice qui consiste à comparer des logiciels constitue la base des étapes suivantes. Essayez d’obtenir une liste aussi complète que possible.

3. Sélection d’un fournisseur : choisir un partenariat durable

Choisir le bon fournisseur est tout aussi important que celui du logiciel en question. L’achat d’un logiciel étant généralement un investissement à long terme, il convient de prendre le temps d’étudier le fournisseur avant de faire son choix.

Voici quelques critères à garder en tête :

• Options de déploiement : elles varient d’un fournisseur à l’autre, comme un ERP sur site, sous forme de SaaS et sur le cloud. Stockage des données, maintenance, support technique, mises à jour, etc. : autant de critères à prendre en compte avant de faire son choix.
• Support technique : les options d’assistance varient selon les fournisseurs. Certains mettent à disposition des utilisateurs une assistance via e-mail, téléphone ou messagerie. D’autres ne sont joignables que via un système de ticket. N’oubliez pas que le support technique peut être inclus dans le service ou payant.
• Formation supplémentaire : selon la complexité de l’outil, vous aurez peut-être besoin de former votre équipe. Certains fournisseurs de logiciels facturent ces formations, tandis que d’autres les mettent gracieusement à disposition ainsi que des supports pédagogiques (guides pratiques, didacticiels vidéo, etc.).

4. Calcul du coût total de possession : prendre en compte les coûts de départ et les coûts cachés

Maintenant que vous avez présélectionné les outils les plus pertinents, il convient d’évaluer le coût total de possession (“total cost of ownership” ou TCO en anglais). 

Selon Gartner (article en anglais), il s’agit du coût associé à l’acquisition de matériel et de logiciels, à la gestion et au support, aux communications, aux dépenses des utilisateurs finaux et au coût d’opportunité des temps d’arrêt, de la formation et des autres pertes de productivité.

Voici comment vous pouvez le calculer vous-même :

• Coûts de lancement du projet : si vous remplacez un outil hérité, vous devrez prendre en compte le coût de sa mise hors service, ou bien de son maintien en service jusqu’à ce qu’il puisse être remplacé.
• Coûts d’implémentation : il s’agit du coût de la mise en place de l’outil et inclut les dépenses liées à l’acquisition et à l’installation des ressources matérielles et logicielles.
• Coûts permanents : cela désigne les frais de maintenance et d’exploitation d’une année à l’autre, ainsi que les coûts d’entretien du serveur, de l’équipement réseau, de mise à niveau annuelle, d’assistance technique et de formation administrative.
• Coûts projetés sur 5 ans : en vous basant sur les coûts initiaux et les coûts permanents, établissez une projection pour les 5 années à venir avant de déterminer les frais à engager. Incluez également les coûts de dépréciation et d’amortissement. Tous ces frais combinés vous donneront une estimation réaliste du coût total de possession du logiciel.

5. Conversation avec les parties prenantes : prendre une décision en équipe

Il est crucial d’inclure les avis des personnes concernées, car elles sont toutes impliquées dans ce projet : il peut s’agir des utilisateurs finaux ou des responsables de processus chargés de garantir une productivité accrue. Plus vous avez de points de vue variés, mieux c’est.

Voici comment vous assurer que chacun a voix au chapitre :

• Menez l’enquête : avec plusieurs parties prenantes impliquées, vous aurez peut-être du mal à toutes les contacter. Pour y remédier, il vous suffit de créer une enquête à l’aide d’un outil de création de sondage et d’analyser les résultats.
• Faites un brainstorming : si vous avez le temps, un brainstorming est un moyen efficace de dissiper les doutes et de collecter les avis et opinions des participants.
• Obtenez des feedbacks individuels : pour les parties prenantes haut placées mais qui ont peu de temps à vous consacrer, prévoyez des sessions individuelles.