5 étapes nécessaires à la mise en place d’un processus de gestion des risques

Publié le 10/01/2022 par Caroline Rousseau et Olivia Montgomery

Entre catastrophes naturelles et cyberattaques, les menaces pour les entreprises ne manquent pas. Cependant, cela n’a rien d’une fatalité pour qui sait se préparer. Un plan solide de gestion des risques peut vous aider à prévoir et limiter ces risques pour vous éviter la catastrophe.

processus-de-gestion-des-risques-FR-SoftwareAdvice

Vous n’aurez pas forcément besoin d’un gestionnaire de risques ni des services coûteux d’un consultant pour mener à bien votre programme de gestion des risques. En effet, vous pouvez vous-même concevoir un plan efficace et documenté en suivant les étapes décrites ci-dessous.

Dans cet article, nous passons en revue les cinq étapes du processus de gestion des risques, vous expliquons leur finalité, vous suggérons les questions importantes à vous poser avant de commencer et partageons quelques astuces. Il s’agit d’un aperçu général destiné à vous aider à créer un plan simple de gestion des risques pour votre PME.

Il est important de noter que la gestion des risques peut devenir très complexe dans le cas d’études telles que le calcul d’impact détaillé ou l’analyse des causes profondes. Si vous gérez une entreprise de taille, si vous évoluez dans un domaine risqué comme la finance, ou que vous êtes une entreprise publique, nous vous conseillons de recourir à un logiciel de gestion des risques destiné aux entreprises et permettant de définir une stratégie pertinente de gestion des risques.

Qu’est-ce que la gestion des risques ?
La gestion des risques consiste à identifier, évaluer, programmer et finalement contrer les menaces qui pourraient nuire à votre entreprise. Le but est d’être paré à toute éventualité et d’avoir un plan déjà sur pied en cas de problème.

Dans cet article, nous expliquons ce qu’est un programme de gestion des risques à travers l’exemple d’un chef d’entreprise qui définit un registre de risques et met en place un plan adapté.

Quelles sont les cinq étapes du processus de gestion des risques ?

Les cinq étapes du processus de gestion des risques sont les suivantes : identification, évaluation, réduction des risques, surveillance et rapport de risques. En suivant les étapes ci-dessous, créez un plan simple de gestion des risques pour votre entreprise.

Voici les cinq étapes de ce processus : 

plan de gestion des risques
Ce tableau a été adapté de l’introduction du rapport 2020 de processus de gestion des risques de Gartner (rapport complet disponible pour les clients Gartner, en anglais).

Étape 1 : identification des risques

Pour commencer, établissez une liste exhaustive de tous les événements qui auraient un impact négatif sur votre entreprise. Sachez que vous trouverez toujours de nouveaux risques au fil du temps et qu’il y aura toujours des risques auxquels vous n’aurez pas pensé.

Demandez également aux responsables des autres services d’identifier des risques pour que votre plan soit le plus global et complet possible. 

Voici quelques questions qui pourraient vous aider à identifier ces risques : 

  • Devrions-nous avoir à gérer de nouvelles lois, ou des mises à jour de lois concernant l’aspect juridique ou la conformité de notre activité ?
  • Ce risque pourrait-il avoir des conséquences sur d’autres secteurs de notre activité ? (Si oui, assurez-vous de bien faire part de ce risque au service concerné).
  • Quels sont les événements qui nous auraient pris de court dans le passé ?
Astuce : donnez-vous une échéance pour identifier les risques, sinon vous risquez de vous retrouver coincé dans une analyse paralysante sans jamais pouvoir passer aux étapes suivantes. Gardez en tête qu’il s’agit d’un processus en continu et que vous pourrez toujours ajouter de nouveaux risques au fil du temps.

Étape 2 : évaluation des risques

Maintenant que vous avez établi une liste des menaces et risques potentiels ou avérés, il est temps d’évaluer les probabilités d’occurrence et l’impact estimé. Cette analyse de risques vous aidera à classer chaque risque pour ne pas surestimer ou sous-estimer l’allocation de ressources destinées à limiter ce risque.

Réalisez votre évaluation selon le tableau ci-dessous. Définissez la probabilité d’occurrence de chaque risque et ses conséquences sur votre entreprise. Décrivez chaque risque dans la case correspondante. Cet exercice sera d’autant plus efficace s’il est effectué en collaboration avec les responsables des autres services.

plan de gestion des risques

Astuce : votre première matrice sera un document de travail. Utilisez un format facilement modifiable comme un tableau blanc virtuel ou un document partagé. Vous devrez pouvoir modifier la matrice au fur et à mesure des retours que vous obtiendrez des autres services sur les possibles conséquences d’un risque donné.

Étape 3 : réduction des risques

La réduction des risques consiste à créer et à mettre en place un programme pour réduire au maximum la probabilité d’occurrence d’un risque et/ou son impact potentiel. Il se peut que vous n’ayez pas de stratégie pour chacun des risques encourus, néanmoins il est crucial d’identifier les changements que vous pourriez adopter dans vos processus actuels pour limiter ces risques.

Commencez avec les risques majeurs de votre tableau d’évaluation. Créez un plan de réduction de risque où vous nommerez un responsable pour chaque risque. Décrivez ensuite les différentes étapes à suivre dans l’éventualité d’une occurrence. Répétez cette opération pour chaque risque.

Voici quelques points à considérer lorsque vous travaillez sur votre plan de réduction des risques :

  • Comment pouvons-nous mettre en place des mesures de réduction des risques dans notre entreprise et nos opérations ? 
  • Ce plan est-il assez clair pour que chaque collaborateur comprenne bien les actions à mener dans l’éventualité d’une occurrence ?
  • Ce plan d’action apportera-t’ il la réponse adéquate au risque en question ?

Cette étape étant assez complexe, prenons l’exemple d’un cabinet médical souhaitant limiter ses risques.

Risque Stratégie de limitation du risque
Les patients malades pourraient infecter les autres patients dans la salle d’attente. Envisager une salle d’attente supplémentaire dédiée aux patients malades.
Le personnel pourrait confondre deux patients portant le même nom. Mettre en place une procédure par laquelle chaque membre du personnel devra confirmer avec le patient son nom et sa date de naissance à chaque interaction.
Un patient pourrait souffrir d’un problème médical grave, comme une crise cardiaque ou un AVC, alors qu’il se trouve au cabinet médical. Contacter l’hôpital le plus proche pour mettre en place une prise en charge rapide en cas d’urgence.

 

Faites en sorte d’intégrer votre plan de réduction des risques à vos opérations courantes le plus naturellement possible. En collaborant avec les responsables des autres services, vous limiterez les efforts destinés à limiter les risques lors des opérations courantes et des réunions stratégiques.

Astuce : attention à ne pas favoriser les plans de réduction des risques au détriment des opérations courantes. Vous ne pourrez pas mettre en place tous les plans d’un seul coup.
Essayez de mettre en place de votre plan de réduction des risques en vous assurant de ne pas créer d’impact négatif les opérations courantes. Il pourrait s’avérer contre-productif de vouloir remanier tous les processus opérationnels juste pour limiter un risque mineur.

Étape 4 : surveillance des risques

Une fois que vous aurez identifié, évalué, et défini une stratégie de limitation des risques, il faudra surveiller à la fois l’efficacité de votre plan et la probabilité d’occurrence des risques. 

L’étape de surveillance des risques implique donc non seulement le suivi simultané de la situation de chaque risque et de l’efficacité de la stratégie mise en place, mais aussi la concertation avec tous les principaux intervenants concernés. La surveillance des risques devra être constante tout au long du processus de gestion des risques.

Voici quelques questions à vous poser lorsque vous surveillez les risques :

  • Comment motiver les différents responsables de service à la surveillance permanente des risques ?
  • Comment inciter mon équipe à identifier et à remonter les incidents liés aux risques ?
  • Si un risque initialement identifié comme une menace grave ne l’est plus, son statut a-t-il été revu à la baisse ? Ou vice-versa ?
Astuce : en matière de gestion des risques, la passivité est votre ennemie jurée. Vous ne savez jamais exactement quand un risque peut se produire. Des évènements tels que des cyberattaques ou des changements de réglementation peuvent parfois être révélés des mois ou même des années plus tard, malgré les contrôles des risques et de sécurité en place. Assurez-vous que votre plan de gestion des risques comprend bien une surveillance continue ainsi vous ne serez pas pris au dépourvu avec un audit négatif alors qu’une surveillance continue aurait pu vous inciter à agir plus tôt.

Étape 5 : rapport de risques

Vous devrez documenter, analyser et partager l’information relative à votre plan de gestion des risques. Ceci pour deux raisons principales : cela vous aidera non seulement à analyser et à évaluer votre plan de gestion des risques mais aussi à entretenir l’engagement des intervenants qui pourront suivre la progression du plan.

Pour commencer, mettez régulièrement à jour le statut de chaque risque puis diffusez ce rapport, ou tout au moins les points principaux par courrier électronique à tous les responsables de service.

C’est là qu’un logiciel de gestion des risques pourra faire la différence à la fois en regroupant toutes les données et en générant un tableau de bord facile à lire. Si le rapport de risques représente un aspect important de votre gestion des risques, nous vous recommandons vivement d’investir dans un tel logiciel.Voici quelques questions à vous poser lorsque vous préparez un rapport de risques :

  • Avons-nous les bons indicateurs pour comprendre la progression du programme ?
  • Quelle serait la meilleure manière de diffuser les rapports de risques pour une information efficace des intervenants tout en évitant de les noyer dans les détails inutiles ?
  • À quelle fréquence envoyer ces rapports : chaque trimestre ? Une fois par an ?
Astuce : pour vous assurer le soutien nécessaire et favoriser une culture d’entreprise basée sur la gestion des risques, essayez de construire un scénario convaincant sur la manière dont l’entreprise gère ses risques. Pensez à mélanger la gestion des risques aux autres fonctions de l’entreprise pour créer une histoire cohérente. Le fait d’abreuver les intervenants de statistiques et de diagrammes en couleurs peut s’avérer contre-productif. Par contre, tout le monde adore les histoires, surtout si nous en faisons partie.

Limitez le risque de choisir un mauvais système

Vous connaissez maintenant les cinq étapes du processus de gestion des risques (identification, évaluation, réduction, surveillance et reporting) vous devriez être à même de bâtir une stratégie de gestion des risques pour votre entreprise.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de gestion des risques pour trouver l’outil qu’il vous faut.

Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.

À propos de l'auteur

Analyste de contenu spécialisée dans les tendances et enjeux des nouvelles technologies dans l'univers professionnel. Passions : Albert Camus, l'art, les énigmes.

Analyste de contenu spécialisée dans les tendances et enjeux des nouvelles technologies dans l'univers professionnel. Passions : Albert Camus, l'art, les énigmes.