Comment améliorer la communication interne : 3 astuces incontournables

Publié le 22/08/2022 par Amanda Kennedy et Sabrina Khoulalène

Avec l’avènement du travail hybride, il est parfois difficile de garantir une bonne collaboration. Utilisez ces trois astuces pour réduire les problèmes de communication dans votre équipe.

Astuces pour améliorer la communication interne

Vous souvenez-vous d’un projet où votre équipe n’a pas bien communiqué ? Vous rappelez-vous ce que vous avez ressenti et comment le projet en a été affecté ? 

Il est bien souvent frustrant de ne pas réussir à instaurer la confiance ou des objectifs communs lors de projets. De plus, une mauvaise communication d’équipe peut clairement nuire à leur réussite.

Pour les managers, ces difficultés sont souvent exacerbées par des employés dispersés dans différentes zones géographiques et le télétravail. Cependant, est-il possible d’améliorer la communication interne avec une équipe de collaborateurs sur site et à distance ? Heureusement, oui, et nous allons voir comment.

Les avantages d’une communication interne efficace 

Que ce soit à distance ou sur site, quand votre équipe communique efficacement, ses membres améliorent leur engagement et leur moral, car ils se sentent écoutés et sont plus motivés. 

Les managers jouent un rôle essentiel quand il s’agit de rendre les employés productifs et épanouis. Ils doivent s’assurer que la stratégie décidée par la direction se diffuse dans toute l’entreprise afin que les employés aient une vision claire des objectifs globaux. Dans le cas contraire, les équipes restent cloisonnées et risquent de faire deux fois le même travail. 

Selon Gartner, 75 % des employés avec un alignement stratégique élevé se sentent soutenus par leurs managers (contenu complet disponible en anglais pour les clients de Gartner). Cela met en valeur l’importance pour les responsables de non seulement comprendre la stratégie, mais aussi de la contextualiser pour leurs subordonnés directs. 

Améliorer la communication interne : mode d’emploi

Voici trois astuces pour vous aider à améliorer la communication interne :

1. Ouvrez le dialogue avec vos subordonnés directs

Les équipes de communication ou de direction attendent souvent des managers qu’ils transmettent les informations à leurs équipes et à leurs subordonnés directs. Cependant, les managers ne sont pas toujours équipés des meilleurs outils pour garantir une communication d’équipe efficace. 

Les équipes de direction et de communication peuvent transmettre des points de discussion aux managers, mais que se passe-t-il si ces idées sont trop simplifiées et manquent de contexte pour les employés ?

La véritable force d’un bon responsable est d’être capable de contextualiser les informations, les objectifs et les tâches pour ses subordonnés. Au lieu de vous concentrer sur des points de discussion trop vagues, utilisez-les comme des points de départ. Ensuite, concentrez-vous sur une communication ouverte avec vos collaborateurs. 

Par exemple, vous pouvez planifier des réunions pour apporter des détails à des informations stratégiques plus larges, comme informer vos subordonnés de la manière dont un changement d’orientation stratégique affectera directement leur quotidien.

La contextualisation est l’un des outils de la communication interne
Les managers devraient contextualiser les informations destinées à leurs subordonnés directs, plutôt que de répéter ou transmettre simplement des points de discussion génériques (source disponible en anglais pour les clients de Gartner).
À retenir

Si votre équipe opère 100 % à distance, vous pouvez quand même organiser des réunions efficaces. Vous pouvez toujours pratiquer l’écoute active lors d’un appel vidéo à l’aide d’un
outil de communication ou d’un logiciel de messagerie instantanée si les membres de votre équipe se sentent plus à l’aise avec la communication écrite. 

Lorsque vous ouvrez le dialogue, proposez à vos collaborateurs plus d’une option de communication pour respecter les préférences de chacun.

2. Identifiez et faites remonter les obstacles

Si c’est la direction qui fixe des objectifs, elle n’est pas toujours consciente des obstacles qui entravent la progression des employés. Les managers occupent une position idéale pour non seulement comprendre la nature de ces obstacles, mais aussi pour les signifier à la direction.

Pour améliorer la communication au sein de votre équipe, organisez des réunions régulières au cours desquelles vos collaborateurs peuvent signaler les problèmes qu’ils rencontrent. 

Instaurez une politique de porte ouverte, même s’il s’agit d’une porte virtuelle. Par exemple, vous pouvez mettre en place des heures de bureau et encourager les membres de votre équipe à rejoindre un appel vidéo et à discuter.

3. Utilisez BICEPS pour briser les barrières de la communication

Selon Paloma Medina, coach et formatrice en management, six valeurs fondamentales pourraient s’appliquer à tout responsable et à ses subordonnés directs. 

Ces valeurs, représentées par l’acronyme BICEPS en anglais pour Belonging (appartenance), Improvement (amélioration), Choice (choix), Equality (égalité), Predictability (prévisibilité) et Significance (sens) viennent appuyer nos deux premiers conseils. Cependant, si ces astuces portent sur ce qu’il faut faire, les valeurs BICEPS se concentrent sur la manière de le faire. 

Examinons ces besoins fondamentaux :

Les valeurs BICEPS de Paloma Medina pour briser les barrières de la communication

Selon Paloma Medina, pour être un bon manager, il faut comprendre laquelle de ces valeurs vous motive, vous et/ou vos subordonnés. L’écoute active est ainsi un élément incontournable de la communication au sein d’une équipe.

Voici un exemple des valeurs BICEPS en action : imaginons que votre subordonné direct doive constamment changer de bureau, mais que l’un de ses besoins est la prévisibilité. Si vous ne pouvez pas mettre à sa disposition le bureau de ses rêves, vous pouvez cependant lui garantir une certaine prévisibilité d’une autre manière. Confiez-lui un projet familier sur lequel il pourra travailler jusqu’à ce que la situation s’améliore et qu’il se sente à nouveau productif.

À retenir

Pour aider les membres de votre équipe à découvrir leurs besoins fondamentaux individuels, utilisez un logiciel de collaboration et réalisez un exercice d’apprentissage axé sur les valeurs
BICEPS ci-dessus.

Obtenez les bons outils de communication interne

Ces trois conseils peuvent aider les membres de votre équipe à communiquer de manière plus fluide et vous assurer que tous les membres de votre organisation sont sur la même longueur d’onde. 

Mais cela ne s’arrête pas là : certains logiciels peuvent participer à l’amélioration de la collaboration et à l’implémentation de votre stratégie de communication.

Voici une liste d’outils de communication interne pour vous lancer. 

  • Logiciels de collaboration : permettent aux équipes virtuelles de collaborer en ligne. Les fonctionnalités courantes incluent la recherche dans les bases de connaissances, les flux de travail et la gestion des tâches.
  • Logiciels de messagerie instantanée : offrent la possibilité aux membres de votre équipe de communiquer en temps réel. Les fonctionnalités courantes incluent la messagerie instantanée textuelle, audio et vidéo, et le partage d’écran.
  • Logiciels de communication pour employés : facilitent la communication et la collaboration entre les membres d’une même équipe. Les fonctionnalités courantes incluent la messagerie instantanée, les appels audio et vidéo, le partage d’écran et le partage de fichiers.
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