Qu’est-ce qu’un système de PDV (point de vente) ?

Publié le 16/11/2021 par Andrew Conrad, Caroline Rousseau et Agnes Teh Stubbs

solution point de vente

Diriger une entreprise de commerce de détail exige diverses compétences en matière d’administration, de gestion et de marketing. Qu’il s’agisse de s’assurer de la bonne tenue des stocks ou de rédiger des rapports de vente mensuels, ces compétences sont cruciales pour assurer le bon fonctionnement de votre magasin. Un système de PDV efficace peut vous aider à faire fonctionner toutes les parties de votre entreprise à l’unisson.

Dans cet article, nous vous expliquons ce que doit contenir un système de point de vente et la façon de choisir la meilleure option pour votre commerce ou votre restaurant.

Qu’est-ce qu’un système de PDV (point de vente) ?

Un système de point de vente est l’endroit exact où votre client paie les produits ou les services achetés dans votre magasin : chaque fois qu’un client effectue un achat, il réalise une transaction au point de vente.

Les tout derniers logiciels de PDV proposent bien plus que le simple traitement des cartes bancaires : ils aident commerçants et restaurateurs à intégrer des fonctions de point de vente mobile et des options de paiement sans contact, des capacités d’intégration de commerce électronique, et bien plus encore.

Un système de point de vente adéquat peut éliminer le risque de commettre des erreurs lors de la saisie manuelle et de la création de rapports. Certains systèmes sont spécialisés dans un domaine particulier et peuvent par exemple aider les magasins de vêtements à gérer d’importants stocks, ou les restaurants à optimiser leur menu.

Une solution de point de vente fonctionne comme un élément central de votre activité. C’est un hub où tout se concentre : les ventes, la gestion des stocks, le traitement des paiements, et la gestion de la clientèle.

Si les avantages d’un système de PDV semblent évidents, il y a encore des entreprises qui combinent des méthodes manuelles, des caisses enregistreuses, des logiciels de comptabilité et des feuilles de calcul pour traiter leurs transactions et enregistrer les ventes.

On peut se demander pourquoi certains commerçants n’ont pas encore franchi le pas. Il faut bien admettre que l’ajout d’une nouvelle technologie, en particulier d’une technologie qui est au cœur de votre processus commercial, peut faire peur. Mais se passer d’un système de PDV peut avoir des conséquences négatives, comme le fait de passer à côté de données essentielles qui pourraient les aider à développer leur activité plus rapidement. Un point de vente permet de glaner des informations clés sur leurs clients, sur le niveau des stocks et sur le moment où ils doivent repasser commande.

Comprendre ce qu’est un système de point de vente, ses composants logiciels et matériels, ainsi que ses fonctionnalités, vous permettra de prendre une décision d’achat éclairée.

Éléments clés d’un logiciel de gestion de point de vente

Chaque système de PDV est composé d’éléments logiciels et matériels qui facilitent et accélèrent la gestion des opérations quotidiennes de votre entreprise. Il est crucial de comprendre ce que sont les options de logiciels de point de vente disponibles et ce qu’elles ont à offrir.

Voici quelques différences entre un terminal de PDV sur site (ou installé) et un système de PDV basé sur le cloud (ou solution de PDV hébergée) :

système de caisse enregistreuse

Par exemple, le propriétaire d’une petite boutique d’articles d’occasion avec une seule caisse enregistreuse pourrait bien bénéficier d’un PDV sur site. Il devra acheter, installer et héberger le logiciel sur son propre système informatique et le mettre à jour si besoin. Il devra également acheter ou louer son propre matériel, comme un lecteur de code-barres, un tiroir-caisse, un lecteur de cartes bancaires, une imprimante de reçus, etc.

D’un autre côté, un restaurateur possédant plusieurs franchises et de nombreux terminaux de point de vente bénéficierait probablement davantage d’un système de PDV hébergé sur le cloud, avec un traitement centralisé des paiements, la gestion des stocks, un programme de fidélisation des clients, etc. Il faudra toujours acquérir du matériel (terminaux, système de caisse enregistreuse et tablettes), mais les systèmes communiqueront entre eux.

L’intégration est un critère crucial lorsqu’il s’agit de déterminer le logiciel de point de vente le plus approprié. Assurez-vous que votre fournisseur de PDV utilise le processeur ou la passerelle de paiement de votre choix, afin que vous puissiez contrôler les coûts. Quant aux applications importantes pour votre entreprise, assurez-vous que le point de vente peut s’y intégrer de manière transparente pour garantir leur utilisation interrompue.

Par exemple, un restaurant peut utiliser une application de commande et de livraison en ligne à intégrer à son nouveau système de PDV pour permettre aux clients de payer directement via l’application.

Éléments matériels d’un système de point de vente

Il s’agit des composants physiques couramment utilisés pour faire fonctionner votre PDV.

  • Écran/tablette : affiche la base de données du produit et active d’autres fonctionnalités, telles que le suivi des horaires de travail et l’affichage des rapports de vente. Les tablettes, notamment les iPad, sont souvent utilisées pour remplacer les écrans les plus lourds.
  • Scanner de code-barres : automatise le processus de paiement. La lecture du code-barre récupère les informations sur les articles et les ajoute au montant total de la transaction. Les scanners de code-barres peuvent également s’intégrer aux systèmes d’inventaire pour ajuster automatiquement les niveaux des stocks.
  • Lecteur de carte bancaire : avec le standard international de sécurité EMV, les lecteurs de cartes bancaires homologués et sécurisés sont incontournables. Tout commerce ne respectant pas ce standard se met en danger.
  • Imprimante de reçus : les reçus par e-mail et par SMS gagnent peut-être en popularité, mais les reçus papier restent incontournables pour fournir aux clients un aperçu rapide de leur achat ou de leur article échangé.
  • Caisse enregistreuse : les espèces sont toujours en circulation. Il est donc crucial d’avoir un tiroir-caisse pour y stocker pièces et billets. Vous évitez ainsi de devoir vous affranchir des frais de cartes bleues.

Fonctionnalités clés d’un système de PDV : les points importants à retenir

Dans un magasin, de nombreuses tâches peuvent s’avérer pénibles et gourmandes en ressources. Avec le système de PDV adéquat, les commerçants peuvent simplifier les opérations quotidiennes avec une efficacité accrue.

Voici les fonctionnalités clés que les commerçants et les restaurateurs doivent garder à l’esprit au moment de choisir une solution de point de vente :

solution point de vente

Rapports de ventes

A priori, la plupart des systèmes de PDV vous permettent d’examiner vos ventes. La différence réside dans la façon dont ces chiffres sont présentés, dans la facilité d’accès aux données et dans le niveau de détails.

Idéalement, votre système de PDV devrait pouvoir :

  • Générer des rapports de ventes détaillés (basés sur le produit, l’heure, l’employé, le coût total des articles vendus, le montant total des ventes, les bénéfices nets, le pourcentage de bénéfice, la marge brute)
  • Fournir des aperçus rapides et des graphiques représentant les performances commerciales de votre magasin

Gestion des stocks

L’une des fonctions les plus importantes d’un système de PDV, la gestion des stocks, assure le suivi de tous les articles afin que vous sachiez quand et que commander.

Votre système de PDV devrait pouvoir :

  • Scanner et compter les produits de façon digitale
  • Gérer vos stocks en créant des variantes d’articles (taille, couleur)
  • Identifier les articles avec un numéro de série unique
  • Suivre le niveau des stocks sur plusieurs sites
  • Rationaliser les commandes par la mise en place automatique de commandes personnalisées des articles les plus vendus
  • Consolider les achats et les commandes en un seul endroit

Gestion des clients

L’établissement de relations solides avec vos clients vous garantira des commandes répétées. Un système de PDV doit être doté d’un système de gestion de la relation client (CRM) pour suivre toutes les données relatives à ces derniers.

Votre système de PDV devrait vous permettre de réaliser les actions suivantes :

  • Associer une vente/transaction à un client précis
  • Suivre l’historique des achats d’un client
  • Saisir des informations sur les clients (nom, âge, date d’anniversaire, numéro de téléphone, adresse e-mail)
  • Utiliser l’email marketing pour entretenir la relation client
  • Créer un programme de fidélité intégré (disponible sur les systèmes plus avancés)

Rapports et gestion des employés

Les performances de vos employés peuvent déterminer le succès de votre magasin. Définir des objectifs de vente, identifier vos meilleurs vendeurs et savoir qui a besoin d’être davantage formé vous aideront à améliorer vos chiffres.

Votre système de PDV devrait vous permettre de réaliser les actions suivantes :

  • Ajouter des employés à votre système
  • Créer et modifier les emplois du temps des employés selon les projections de fréquentation
  • Envoyer par e-mail les emplois du temps aux employés
  • Suivre les heures travaillées et les heures supplémentaires par semaine
  • Analyser qui sont les meilleurs employés

Choisir le meilleur système de gestion de point de vente : les questions à se poser

Si vous choisissez un système de PDV pour la première fois, dressez une liste des fonctionnalités qui vous sont absolument nécessaires et discutez avec des dirigeants d’établissements semblables au vôtre. Demandez-leur quel système de PDV ils utilisent et ce qu’ils en pensent.

Ensuite, étudiez les divers logiciels disponibles sur le marché et assurez-vous que les fournisseurs fournissent les fonctionnalités utiles pour votre entreprise ainsi qu’une solution sécurisée, facile à utiliser et à entretenir.

La facilité d’utilisation et l’agilité sont des éléments vitaux dans un PDV. Au moment d’interagir avec les fournisseurs, posez-leur les questions importantes. Par exemple :

Le PDV peut-il s’intégrer facilement à mon logiciel existant ?

Avez-vous un site web ou utilisez-vous un logiciel de comptabilité ? Choisissez un fournisseur de logiciel de PDV qui s’intègre à votre système hérité pour gagner du temps et de l’argent.

Quelles méthodes de paiement le système de PDV peut-il accepter ?

Vérifiez que la solution de PDV peut accepter le paiement sans contact des cartes bancaires. Vous aurez également besoin d’un terminal de PDV qui respecte le standard EMV.

Combien le logiciel coûte-t-il vraiment ?

Le prix d’une solution de PDV peut varier d’une centaine d’euros par mois à plusieurs milliers d’euros pour une solution sur mesure. 

Signer un contrat est-il obligatoire ?

Signer un contrat signifie que vous vous engagez à payer le service jusqu’à la fin du contrat, même s’il ne vous convient pas.

Y a-t-il des frais cachés ?

Déterminez s’il y a des frais associés au traitement des paiements : activation, téléchargements, résiliation anticipée, remboursements et frais de transaction pour différentes cartes bancaires.

Y a-t-il du matériel propriétaire ?

Choisir un fournisseur de PDV qui propose du matériel propriétaire peut vous faire gagner du temps et vous garantir des fonctionnalités plus fluides. Cependant, si vous voulez personnaliser votre installation, une solution propriétaire peut s’avérer restrictive, car elle ne sera compatible qu’avec des équipements de la même entreprise.

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Que vous ayez un magasin ou une chaîne de restaurants, nous espérons que cet article vous aura aidé à faire de votre point de vente un système aussi efficace et actualisé que possible.

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Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.

À propos de l'auteur

Analyste de contenu spécialisée dans les tendances et enjeux des nouvelles technologies dans l'univers professionnel. Passions : Albert Camus, l'art, les énigmes.

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